地税局内的计算机文档要求

沈阳地税局关键信息技术应用程序的系统文档,是一种重要的一般控制,因为系统中很多程序的运行不是可由组织中的人员或审计人员直接观察到的。自动系统中的活动由可能难以解码的编码所代表,所以,用语言和图形(如流程图)描述该系统,对承兑汇票审计人员是有帮助的。信息技术文档至少应包含如下内容:

•系统要求:有关软件目的以及必要的输入与输出数据的说明。

•程序文档:有关应用程序逻辑、计算机代码和可靠性测试的说明。特别重要的是,应说明用于测试、授权和更改软件的程序。

•操作指令:有关如何运用软件的说明,包括有关软、硬件配置、操作程序表和可能的差错状况等细节。有关操作程序表的使用说明,对于定期操作的计算机应用程序是非常重要的。而且计算机应用程序也应当能够给出数据输人或处理出现差错的信号,并生成一种可由管理层用于确认系统弱点的信息(称为编辑列表)。

•使用说明:对主机应用程序而言,主要是说明输出数据及其收件人;对于微机应用程序,还可以加上操作指令中的一些要素。

应用控制与流程中完成各项任务和处理各项交易的方式有关。例如,用于验证决策授权和交易准确性的程序,就属于常见的应用控制。承兑汇票审计人员具体关注3种应用控制:(1)授权程序;(2)凭证和记录的使用;(3)独立验证程序。

授权程序:组织建立的控制程序,应确保各项活动都是经过授权的。发生的各项交易,都必须有经授权的人员的审批。授权可以是一般性的,也可以是具体的。一般授权是指允许个人完成符合特定标准的任务或交易。例如,销售人员可在客户出示一张重要信用卡或驾照后,接受其最高限额为500元的承兑汇票贴现。再举一个例子,存货采购使用固定再订购点,就代表维持存货水平的一种一般授权^对于不属于一般授权范围内的行动,应予以特别授权。例如,超过500元的承兑汇票贴现,可能需要商店经理审批;或者,新存货项目的采购订单,可能需要由高级营销经理审批。